Die wichtigsten Recruiting-Tipps für Gründer

Recruiting ist im War for Talent keine leichte Aufgabe – erst recht in der Gründungsphase, wenn es wenig Erfahrung und noch weniger Ressourcen für HR und Recruiting gibt. Damit es nicht zu Fehleinstellungen oder Stelleninflation und dadurch zur Kostenexplosion kommt, ist es wichtig einige Aspekte zu beachten:

Es ist essenziell von Anfang einen schlanken Freigabeprozess für Stellen zu definieren, in den die Gründer beziehungsweise die Geschäftsführung so lange wie möglich involviert sind. Damit beugt man vor, dass schnell und ohne größere Vorüberlegungen Stellen geschaffen und an den entstehenden HR-Bereich übergeben werden. Andernfalls setzt sich hier sonst häufig ein ungesunder Automatismus in Gang, in dem für lange Zeit nicht in Frage gestellt wird, ob die Stellenöffnung tatsächlich sinnvoll und finanziell vertretbar ist.

Erst wenn die Personalkosten dann aus dem Ruder laufen, wird die Notbremse gezogen und Stellen hinterfragt und wieder gestrichen. Gegebenenfalls wird sogar erst zu spät reagiert, sodass ein Teil des Teams wieder entlassen werden muss, das man teuer und zeitintensiv rekrutiert hat – Kosten und Zeit, die man mit einem einzigen Prozess, der die Stellenfreigabe regelt, sparen kann.

Bedarf priorisieren und Strategien für einzelne Stellen festlegen

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Stellenpriorisierung. In schnellwachsenden, jungen Unternehmen sind immer mehr Stellen offen, als durch die vorhandenen Recruiter – sofern es denn welche gibt – betreut werden können. Dann braucht es Priorisierung anhand der strategischen Vorgaben durch die Gründer. Man geht davon aus, dass ein Recruiter sich um maximal sieben bis zehn Stellen (je nach Profil) monatlich in ausreichender Qualität kümmern kann, wenn er nichts anderes macht.

Das bedeutet in aller Konsequenz: Hat man über 40 Stellen offen und erwartet man tatsächlich in allen Positionen auch Besetzungen, muss man das Recruitingteam aufbauen. Will man das Recruitingteam nicht aufbauen, weil es sich um kurzfristige Bedarfe handelt, muss man realistisch bleiben und die relevanten Stellen benennen beziehungsweise eine sinnvolle Recruitingstrategie entwickeln.

Wenn nicht ausgebildete Mitarbeiter das Recruiting übernehmen und gleichzeitig Freigabeprozess und Priorisierung fehlen, entstehen schnell Überforderungssituationen, in denen aus Panik und Zeitdruck zu schnell und ohne große Vorüberlegungen Stellen breit an Personaldienstleister übergeben werden. Dabei wird erst gar nicht überlegt, ob man diese nicht alleine besetzen könnte oder sich andere Positionen noch mehr fürs Outsourcing anbieten. Genau an dieser Stelle muss kurz eine Strategie je Stelle definiert werden, da sonst die Kosten und der Aufwand, der für die Dienstleisterbetreuung nötig wird, explodieren.

Diese Strategie sollte dann präzise darstellen, welche Kanäle und Vorgehen sich beim definierten Profil anbieten, welches Budget es für die Besetzung gibt, wie viel Zeit zur Verfügung steht und wer diese Stelle verantworten sollte. Hierbei gilt das Prinzip: Je komplexer und anspruchsvoller eine Stelle, umso eher bietet sich Direktansprache (intern oder wenn die Ressourcen fehlen via Personalberatungen) an. Je einfacher die Stelle ist, umso eher kann man sie ausschreiben und gegebenenfalls über jemand anderen im Team betreuen lassen.

Gezielte Steuerung über KPIs

Im Recruiting gelten ähnliche Prinzipien wie im Vertrieb, da es sich in beiden Fällen um Akquise handelt. Und in beiden Fällen lassen sich die Prozesse sinnvoll über Zahlen steuern. Auch im Recruiting geht es darum, einen breiten Funnel aufzubauen und einen effizienten Prozess mit definierten Stufen (im Prozess der Direktansprache beispielsweise ‚Anzahl der identifizierten Kandidaten’, ‚Ansprachen’, ‚Erstinterviews’, ‚Zweitinterviews’, ‚Besetzungen’) und Conversionzielen je Stufe zu steuern. An dessen Ende stehen dann möglichst viele Abschlüsse bzw. Besetzungen. Über die für die Stufen gesetzten Zielgrößen wird Recruiting steuerbar und transparent, insbesondere im Modus der Direktansprache. Und der Recruiter hat dadurch klarere Handlungsansätze und sogar die Möglichkeit – ähnlich wie im Sales – einen attraktiven Bonus zu erwirtschaften, wenn man den Bonus des Recruiters an die besetzten Stellen knüpft oder an die Kosten- und Zeiteffizienz der Stellenbesetzungen.

Recruiting zur Chefsache machen

Und last but not least: Wer als Gründer das Thema Personal noch nicht auf die oberste strategische Ebene gehoben hat, sollte dies schleunigst tun. Nur, wer die besten Mitarbeiter gewinnen, motivieren und halten kann, liefert exzellente Ergebnisse und bleibt wettbewerbsfähig. Wer die Besten gewinnen will, muss jedoch verstehen, wer überhaupt die Besten für das Unternehmen sind. Das Personalwesen muss daher von Anfang an – spätestens jedoch ab einer Unternehmensgröße von rund 20 Mitarbeitern – stark besetzt und eng ins Tagesgeschäft involviert werden. Mittel- bis langfristig planbare und proaktive Recruiting-Maßnahmen, die nachhaltig Geld und Zeit sparen, machen eine Einbindung von HR auf höchster Führungsebene unerlässlich. Recruiting ist Chefsache.

Constanze Buchheim

Constanze ist Gründerin und Geschäftsführerin von i-potentials. Im Rahmen ihrer Tätigkeit als HR Manager bei Spreadshirt – dem deutschen E-Commerce-Vorbild – erkannte sie, wie schwierig es für junge, schnell wachsende Unternehmen der Digitalwirtschaft war, das Recruiting an traditionelle Headhunter auszulagern oder geeignete Organisations- und Führungsberatung zu erhalten. Daher gründete sie 2009 mit i-potentials ihr eigenes Unternehmen, um diese Lücke zu schließen. Constanze begleitete im Verlauf der Entwicklung der deutschen Startup Szene, das Wachstum der bekanntesten Startups und Digitalunternehmen. Die in den vergangenen 10 Jahren gewonnene Expertise im Themenfeld Recruiting & Führung im Digitalen Zeitalter gibt sie als Autor, Business Angel, Vortragsredner und politischer Berater weiter.