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Digitale Buchhaltung – Gegenwart und Zukunft

„Früher war alles besser“ – wer kennt diese Aussage nicht? Wir halten entgegen: Heute ist vieles besser… und einfacher – zumindest in punkto Buchhaltung. Digitale Buchhaltung ist das Stichwort mit dem wir uns heute beschäftigen möchten und gleichzeitig eine Stellschraube, mit der Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Dazu braucht es nicht viel, aber doch […]

Foto: shutterstock Nr. 159275963

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„Früher war alles besser“ – wer kennt diese Aussage nicht? Wir halten entgegen: Heute ist vieles besser… und einfacher – zumindest in punkto Buchhaltung. Digitale Buchhaltung ist das Stichwort mit dem wir uns heute beschäftigen möchten und gleichzeitig eine Stellschraube, mit der Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Dazu braucht es nicht viel, aber doch eines: Mut zur Veränderung!

Inhalt

  • Die Buchhaltung verändert sich
  • Traditionelle Buchhaltung – wie es früher gemacht wurde
  • Digitale Buchhaltung – wie es heute gemacht wird
  • Aus “Alt” wird “Neu” – Buchhaltung 4.0
  • Fazit

Die Buchhaltung verändert sich

In jedem Unternehmen ist die Buchhaltung derweil ein elementarer Bestandteil der Firmenstruktur. Ohne sie geht es einfach nicht: Nicht nur von Seiten der deutschen Rechtsprechung, welche die Erfassung von Geschäftsvorfällen vorschreibt.

Nein, die Buchhaltung unterstützt dich als Unternehmer bzw. als Unternehmen auch bei Entscheidungen. Betriebliche Statistiken wie Bilanzkennzahlen und Selbstkosten können vor allem auf Grundlage der Buchhaltung ermittelt werden. Demnach ist die Buchhaltung gerade aus betriebswirtschaftlicher Perspektive ein sehr wichtiges Werkzeug.

Gehören Buchhalter ab sofort der Vergangenheit an?

Schon die kurze Einführung macht deutlich wie essentiell Buchhaltung im Unternehmenskontext ist. Ergo, ohne sie funktioniert dein Unternehmen nicht. Ohne Buchhalter funktioniert dein Unternehmen hingegen schon – digitale Buchhaltung macht‘s möglich!

Die Zeiten, in denen deine eigenen Mitarbeiter mit hohem Aufwand Buchhaltungsaufgaben bewältigt haben, sind vorbei. Ein Großteil der Buchhaltungsarbeit kann heutzutage von der IT automatisiert erledigt werden – Tendenz steigend.

Glaubt man Prognosen einer Studie der Oxford-Universität in England sollen in Zukunft bis zu 98 % aller Buchhaltungsberufe durch Automatisierung überflüssig werden.

Personalkosten minimieren

Bist auch du Buchhalter? Dann musst du an dieser Stelle stark sein. Dein klassisches Berufsbild stirbt aus. Deine Expertise wird in Zukunft nur noch bei komplexeren Angelegenheiten von Interesse sein.

Bist du hingegen Unternehmer? Glückwunsch, du kannst im Bereich Buchhaltung zukünftig kräftig an Personalkosten sparen und Zeit und Geld anderweitig einsetzen – aber der Reihe nach.

Traditionelle Buchhaltung – wie es früher gemacht wurde

In einem Pendelordner werden in deinem Unternehmen Papierbelege abgelegt. Falls eine Rechnung in digitaler Form vorliegt, wird sie entweder von dir oder einem deiner Mitarbeiter ausgedruckt und im Anschluss händisch in den Ordner einsortiert.

Der Ordner landet dann spätestens zum Quartalsende bei deinem Buchhalter, der entweder direkt bei deiner Firma angestellt ist oder als externer Dienstleister die anfallende Arbeit in deinem Namen verrichtet.

Der Buchhalter deines Vertrauens muss die Belege nun seinerseits digitalisieren und in das unternehmenseigene EDV-System übertragen. Erst im Anschluss kann die betriebswirtschaftliche Auswertung erfolgen, die Grundlage für deine unternehmerischen Entscheidungen sein sollte.

Jahrzehntelang hielt und hält sich diese Form der Buchhaltung. Ökonomisch betrachtet, hat die klassische Buchhaltung dabei einige Schwachstellen, die bestimmt auch du bemerkt hast:

  1. Bis zur Digitalisierung durch den Buchhalter liegen die Daten des Pendelordners nur in einfacher Form vor. Benötigst du als Unternehmer nach Weitergabe des Pendelordners Informationen über aktuelle Rechnungen und Belege, musst du diese im Buchhaltungsbüro einholen. Dies erschwert die Kommunikationswege.
  2. Digitale Belege auszudrucken, stellt ebenso wie ausgedruckte Belege zu digitalisieren einen Medienbruch dar. Zeitverlust und erhöhter Personalaufwand sind die Folge.
  3. Papierrechnungen wurden vom externen Unternehmen ursprünglich digital erstellt und müssen von deinem Buchhalter erneut digitalisiert werden.
  4. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) kann immer erst im Anschluss an die Digitalisierung der Belege durch deinen Buchhalter erfolgen. Kurzfristige unternehmerische Entscheidungen können nicht auf Grundlage betrieblicher Statistiken getroffen werden. Im Zweifelsfall musst du sie aus dem Bauch heraus fällen.

Digitale Buchhaltung – wie es heute gemacht wird

Buchhaltung 4.0 setzt explizit an den Schwachstellen des traditionellen Buchhaltungssystems an. Durch Digitalisierung und Automatisierung wird dein gesamtes System optimiert und als begünstigende Folge speckt die Buchhaltung deines Unternehmens personell kräftig ab.

Grundlage, um digitale Buchhaltung betreiben zu können, ist für dich eine entsprechende Buchhaltungssoftware. Diese unterstützt je nach Funktionsumfang entweder den Buchhalter deines Vertrauens oder macht ihn im Idealfall sogar überflüssig.

Welche Funktionen eine solche Buchhaltungssoftware vorweisen sollte, haben wir dabei für dich zusammengefasst:

Belege & Eingangsrechnungen digital erfassen

Wie oben bereits erwähnt, wurden deine Papierrechnungen in aller Regel irgendwann digital erstellt. Was spricht also dagegen, wenn du Belege und Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartner digital einforderst? Richtig, nichts!

Liegen Belege und Rechnungen in digitaler Form vor, ist es für dein Mailprogramm über eine entsprechende Schnittstelle möglich Dokumente automatisch an deine Buchhaltungssoftware weiterzuleiten.

Liegt dennoch die ein oder andere analoge Papierrechnung vor? Kein Problem! Bereits beim analogen Posteingang kann mit einer App oder dem Scanner die Rechnung digitalisiert werden. Im selben Zug wird sie dabei auch automatisiert in dein System geladen.

Der unübersichtliche Pendelordner hat damit ausgedient.

Belege werden automatisch verbucht

In deiner Buchhaltungssoftware angekommen, werden die Belege mit Hilfe sogenannter Machine Learning Algorithmen analysiert. Durch die Analyse gelingt eine Kategorisierung, verbunden mit einer automatischen Verbuchung.

Praktisch ist dabei, dass dein System dazu lernt. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger ordnet deine Software künftige Belegdaten ein.

Rechtliche Grundlage

Für dich als Unternehmer bringt die neue Form der digitalen Buchhaltung logischerweise auch neue Spielregel mit sich. Im Detail geht es dabei um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Daten. Gesetzlich festgehalten ist das Ganze derweil in den sogenannten GoBS (=Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).

Buchhaltungssoftware im Zuge moderner Buchhaltung behält die GoBS für dich im Auge. Nach aktuellen Standards werden Belege und Rechnungen rechtssicher in einem Rechenzentrum für dich gespeichert. Zu jeder Zeit können du und deine Mitarbeiter somit nach Belegen suchen oder Rechnungen offenlegen. Was du davon hast? Massive Zeitersparnis!

Die aufwendige und teils mühsame Kommunikation mit deinem Buchhalter, um nach Abgabe des Pendelordners wieder an etwaige Informationen heranzukommen, wird mit einer zeitgemäßen Buchhaltungssoftware der Vergangenheit angehören.

Im Handumdrehen Rechnungen schreiben

Als Unternehmen möchtest du natürlich nicht nur ständig Rechnungen erhalten bzw. bezahlen, sondern kannst auch regelmäßig selbst etwas für deine Dienste in Rechnung stellen. Auch hierbei unterstützt dich die digitale Buchhaltung.

Ausgangsrechnungen an Kunden werden entweder direkt im Buchhaltungssystem erstellt oder können über eine Schnittstelle eingespielt werden.

Verknüpftes Bankkonto und automatisiertes Bezahlen

Vernünftiges unternehmerisches Handeln ist nur dann gewährleistet, wenn man seinen Geldfluss im Blick hat. Damit du zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Cashflow hast, ist das System mit deinem Bankkonto verknüpft.

Ein praktisches Feature ist dabei, dass du Überweisungen von fälligen Rechnungen nicht selbst in Auftrag geben musst. Deine Buchhaltungssoftware nimmt dir diesen Schritt ab. Das heißt Rechnungen werden automatisiert bezahlt. Nützlich erweist sich die Funktion, dass du dein Zahlungsziel selbst angeben kannst, um mit deinem Konto nicht in rote Zahlen zu geraten oder mögliche Skonti einzustreichen.

Ist die Rechnung dann erst einmal bezahlt, wird das vom System erkannt. Sobald eine Zahlung mit einer passender Rechnungs- oder Referenznummer eingeht, wird der Status deiner jeweiligen Ausgangsrechnung automatisch von „Fällig“ auf „Bezahlt“ geändert. Die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer findet im Selben Zug statt.

Kontoauszüge händisch überprüfen? In der digitalen Buchhaltung ist das kein Thema mehr. Die Buchhaltungssoftware zeigt dir auf einen Blick, welche Positionen noch offen sind.

Tagesaktuelle Auswertungen werden erstellt

Als Unternehmer musst du täglich Entscheidungen treffen. Idealerweise triffst du diese allerdings nicht aus dem Bauch heraus. Sie sollten fundiert und auf Grundlage innerbetrieblicher Statistiken vorgenommen werden.

Die Vorstellung, dass dir dein Buchhaltungssystem diese betrieblichen Statistiken auf dem Silbertablett serviert, klingt verlockend, oder?

Basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen werden in der digitalen Buchhaltung für dich tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erstellt. Auf Grundlage dessen steigt dein kurzfristige Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Durch die Software wird es dir leicht fallen unternehmerischen Weitblick zu beweisen.

Nie wieder Dauerfristverlängerungen

Wer kennt sie nicht – die lästige Dauerfristverlängerung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Mit der digitalen Buchhaltung gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Was du dafür tun musst?

Lediglich alle umsatzsteuerrelevanten Daten im System anlegen. Den Rest erledigt die Software für dich. Über eine entsprechende Schnittstelle wird deine USt.-Voranmeldung direkt ans Finanzamt geschickt.

Digitale Kommunikation mit dem Steuerberater

Auch für die Kommunikation mit dem Steuerberater benötigst du nicht länger einen Pendelordner mit den steuerrelevanten Daten. Eine einfache digitale Schnittstelle genügt, um deinem Steuerbüro die entsprechenden Zahlen zukommen zu lassen.

Direkt und digital sind dabei die Stichwörter – einfachere Kommunikationswege sind das Resultat.

Aus „Alt“ wird „Neu“ – Buchhaltung 4.0

Digitale Buchhaltung als Weiterentwicklung des traditionellen Buchhaltungssystems ist ohne Zweifel die Zukunft, vielerorts sogar bereits die Gegenwart. Wenn du bis jetzt noch am alten System festhältst, ist es höchste Zeit umzusteigen. Das Risiko, das du dabei eingehst ist überschaubar. Die Vorteile sind, wie oben beschrieben, demgegenüber einfach nicht von der Hand zu weisen.

Selbst wenn du gefühlt aktuell mit dem traditionellen Buchhaltungssystem gut zu Recht kommst, solltest du dir eines vor Augen führen: Digitale Buchhaltung ist die neue Version der klassischen Buchhaltung und setzt deswegen exakt an den Schwachstellen des alten Systems an.

Dein Buchhalter wird neue Aufgaben übernehmen

Buchhaltungssysteme mit entsprechender Buchhaltungssoftware werden zukünftig viele, ehemalige Aufgaben deines Buchhalters übernehmen. Bedeutet das, dass du deinen Buchhalter schon bald entlassen musst? Sicherlich nicht!

Die oben erwähnte These, dass der Beruf Buchhalter ausstirbt, gilt es nämlich zu relativieren. Aussterben wird das Berufsbild sicherlich nicht. Wohl aber werden sich die Aufgabenbereiche verändern. Deinen Buchhaltern werden ehemalige Routineaufgaben abgenommen.

Dafür kommen neue Tätigkeiten im Bereich der digitalen Datenpflege und der Überwachung & Kontrolle hinzu. Komplexe Buchungen werden darüber hinaus auch in Zukunft die Expertise von dir und deinem Buchhaltungspersonal erfordern.

Bist du bereit umzudenken?

Beim Schritt hin zur digitalen Buchhaltung muss demnach ein Umdenken in deinem Kopf stattfinden. Um etwas Neues zu etablieren, muss etwas Altes weichen.

Dabei wirst gegebenenfalls auch du wie folgt argumentieren: „Das klassische Buchhaltungssystem funktioniert bei meinem Unternehmen. Digitale Buchhaltung wäre hingegen für mich mit erheblichen Kosten für die Buchhaltungssoftware verbunden. Die Umstellung des Systems erfordert Einarbeitungszeit meiner Mitarbeiter. Das jetzige System muss digitalisiert werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt.“

Diese Argumentationsstruktur hat kurzfristig betrachtet sicherlich ihre Berechtigung. Langfristig werden die Vorteile einer digitalen Buchhaltung jedoch überwiegen:

  1. Deine Personalkosten werden reduziert, da eine geringere Anzahl an Mitarbeitern in deiner Buchhaltung notwendig ist.
  2. Digitalisierte Buchhaltung schont die Umwelt und senkt gleichermaßen deine Materialkosten in Form von Papier, Drucker, Ordner und Toner.
  3. Du und dein Unternehmen sparen Zeit, da die Buchungsvorgänge automatisiert werden.
  4. Betriebliche Auswertungen werden für dein Unternehmen tagesgenau erstellt und unterstützen dich und deine Mitarbeiter dabei fundierte Entscheidungen zu treffen.
  5. Einzelne Arbeitsschritte von früher (z.B. Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung…) werden mit Hilfe deiner Buchhaltungssoftware zu einem Gesamtsystem zusammengefasst.

Fazit

Routineaufgaben automatisieren, Daten digitalisieren – genau darum sollte es für dich bei der digitalen Buchhaltung gehen. Als Belohnung für die Etablierung eines modernen Buchhaltungssystems erhältst du Zweierlei: Zeit und Geld! Beides sind Ressourcen, die durch eine Umstellung geschont werden und die in deinem Unternehmen anderweitig eingesetzt werden können.

Dein Mut wird belohnt werden

Was du dafür benötigst? Mut zum Umdenken und die für dich passende Buchhaltungssoftware. Sei dir dabei sicher, dein Mut wird sich auszahlen. Denn digitale Buchhaltung bedeutet nicht, dass das System komplett über den Haufen geworfen wird. Es ist lediglich eine logische Weiterentwicklung im digitalen Zeitalter.

Die passende Software für dein Unternehmen

Und die passende Buchhaltungssoftware? Der Markt bietet dahingehend eine Vielzahl an Möglichkeiten. Vorneweg musst du dir über deine eigene Unternehmensstruktur im Klaren sein.

Als großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern hast du andere Ansprüche als ein Mittelständler. Demgegenüber benötigen Startups, Freiberufler oder Selbstständige ebenfalls ein auf sie zugeschnittenes Produkt, welches tatsächlich nur benötigte Features beinhaltet. Die Buchhaltungssoftware muss folglich an der Unternehmensgröße und den jeweiligen Bedürfnissen ausgerichtet werden.

Digitale Buchhaltung kann den Unterschied ausmachen

Doch unabhängig davon für welche Form der digitalen Buchhaltung du dich entscheidest. Automatisierte Buchhaltung ist die Zukunft, verschafft dir auf lange Sicht einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es knappe Ressourcen gezielt für dein Kerngeschäft einzusetzen.

Also zögere nicht und mache auch hinsichtlich der Buchhaltung den nächsten (digitalen) Schritt.

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Fabian Silberer
ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sevDesk. Dort verantwortet er die Bereiche Business Development & Marketing. Bereits zu Schulzeiten gründete er seine ersten Unternehmungen und arbeitete als Freelancer. Fabian hat einen B.Sc. in Wirtschaftsinformatik und einen Master in Business Administration.

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